Bitte keine E-Mail schreiben! Warum elektronische Post Frust auslöst

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E-Mails sind aus der modernen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Doch mit der Flut an Mails häufen sich auch die Missverständnisse. Das geschieht vor allem dann, wenn Absender und Empfänger mit der E-Mail Konflikte transportieren.

Ach ja, das gute moderne Zeitalter! Von fast allen technischen Geräten, die wir mit uns herumtragen, können SMS und E-Mails geschrieben werden. Die Folge: Man ist überall erreichbar und fühlt sich häufig genötigt, umgehend auf eingehende Nachrichten zu antworten.

Doch dies birgt eine große Gefahr. Die schnelle Antwortgeschwindigkeit führt unter anderem dazu, dass Texte häufig – entschuldigen Sie den Ausdruck – „hingerotzt“ werden. Vor allem, wenn Emotionen und Ärger mit im Spiel sind. Einen Tag später ist man vielleicht gar nicht mehr so glücklich mit dem, was man da mal schnell runtergeschrieben hat.

Error im System
Das genaue Gegenteil von „zu schnell“ kann aber auch problematisch sein. Man kann E-Mails in Ruhe überlegen und sehr dezidiert formulieren – viel gestochener, als wir dies mündlich sagen könnten. Der Adressat kann darauf keine unmittelbaren Widerworte geben – zumindest muss ich mich diesen nicht persönlich und umgehend stellen. Weiterhin kann man per E-Mail dokumentieren, frei nach dem Motto: „Jetzt habe ich es geschrieben, und damit hat der andere es auch verstanden und wird genauso handeln.“ Ein Irrtum, wie man häufig feststellen muss.

Ergo: E-Mails können für die geschäftliche Kommunikation zwischen Menschen nicht nur wenig hilfreich, sondern sogar schädlich sein.

Manche verstecken sich hinter einer E-Mail
Warum werden dann überhaupt so viele E-Mails geschrieben? Neben vielen Effizienzvorteilen bieten E-Mails einen vermeintlichen Schutz: Der Absender kann sich dahinter verstecken. Und das tun Menschen gerne dann, wenn es Konflikte gibt oder Positionen unklar sind. Man geht dem persönlichen Kontakt aus dem Weg und schreibt lieber eine E-Mail. Thema erkannt, Thema benannt, Reaktion – vorerst – nicht erwünscht. Das Problem entsteht oft, wenn man selbst Ärger verspürt, und dies häufig – ohne Absicht – zwischen den Zeilen in die E-Mail formuliert. Wenn Positionen noch nicht klar sind, sind Missverständnisse häufig vorprogrammiert. Konflikte und verschiedene Positionen kann man in aller Regel nicht per E-Mail klären.

Daher mein Rat: Leben Sie wieder ein Stück „Old-School“ und reden Sie persönlich.

Besser das persönliche Gespräch suchen
Sitzt ein Kollege nur zwei Minuten Fußweg entfernt, gehen Sie bitte zu diesem hinüber. Die Wegezeit ist sinnvoller investiert als das Grübeln über die richtigen Formulierungen in der Mail. Wenn der persönliche Kontakt nicht umgehend möglich ist, greifen Sie zum Telefon. Auch das ist noch viel besser als E-Mail. Und in Zeiten umfassender Telefonflatrates auch noch günstig.

Erst als letztes Mittel kommt die E-Mail. Dazu noch ein Extra-Tipp: Wenn Sie eine E-Mail im Ärger schreiben, senden Sie diese noch nicht ab. Schlafen Sie eine Nacht drüber und schauen Sie sich die Mail am nächsten Morgen nochmal an. Vermutlich werden Sie noch einige Sätze ändern und den Ärger etwas „rausformulieren“. Sie werden es sich selbst danken!

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