Effektive Besprechungen ohne Notebook-Verbot sind möglich

Es ist Mittwoch, 9 Uhr. 15 Personen sitzen im großen Konferenzraum der Firma. Torsten Müller hat kurzfristig zum Workshop „Neue Marketingstrategie“ eingeladen. Das Thema brennt. Vier Stunden sind angesetzt und viele der Teilnehmer haben sich ihren Kalender extra freigeräumt. Herr Müller erläutert das Ziel des Tages und die Agenda. Es kann losgehen. Doch dann passiert das Unvermeidliche. Drei der Teilnehmer holen ihr Notebook raus, klappen es auf und beginnen „nebenbei“ E-Mails zu beantworten.

Was passiert nun? Wird es ein typischer Workshop werden, der so dahinplätschert und in dem alle mal mehr oder weniger konzentriert mitdiskutieren?

Notebook-Pausen einplanen

So muss es nicht kommen. Es gibt auch einen Mittelweg: Pro Stunde werden Notebook-Pausen eingeplant. Herr Müller formuliert das so: „Liebe Kollegen, ich denke uns allen ist es schwergefallen, diesen Tag so kurzfristig für unsere neue Marketingstrategie freizuräumen. Aber Ihr Kommen signalisiert uns allen, dass es auch für Sie ein sehr wichtiges Thema ist. Gleichzeitig weiß ich, dass auf viele von Ihnen noch andere wichtige Themen heute warten. Damit beides seinen berechtigten Platz hat, mache ich zur Nutzung von Notebooks und Smartphones folgenden Vorschlag: Wir machen jede Stunde zehn Minuten Pause für die Beantwortung von E-Mails, Anrufen und SMS. Dann können wir in den verbleibenden 50 Minuten pro Stunde vollkommen konzentriert arbeiten, und Sie haben jede Stunde Zeit auf das Wichtigste zu reagieren. Ist das okay für Sie? …. Dann lassen Sie uns die Rechner jetzt zuklappen.“

Warum schlage ich Ihnen das vor? Ich bin davon überzeugt, dass der gleichzeitige Gebrauch von Notebooks und das zielgerichtete Diskutieren nicht gut zusammenpassen. Ja, Besprechungen und Workshops verlieren an Effizienz und die Qualität der Ergebnisse leidet. Das habe ich schon oft beobachten können.

Notebooks lenken ab und mindern die Produktivität

Wenn jemand sein Notebook benutzt während die anderen diskutieren, signalisiert das den anderen Teilnehmern: „Die E-Mails sind wichtiger als diese Konferenz.“ Die anderen fragen sich dann natürlich: „Sollte ich nicht vielleicht auch besser E-Mails machen?“

Weiterhin lenken die offenen Notebooks mit dem Tastengeklimper die anderen Kollegen einfach ab. Man schaut unwillkürlich dort hin. Und manchmal verursacht es sogar richtigen Ärger. Was würde in Ihnen vorgehen, wenn einige Kollegen in den Workshops, die Sie selbst initiiert haben, ihr Notebook zücken? Vielleicht werden Sie sogar richtig ärgerlich, aber mindestens mal abgelenkt.

Aber wir müssen die Kirche im Dorfe lassen, es gibt auch gute Gründe für eine Notebook-Nutzung. Vor allem in heutigen Zeiten. Die erwartete Antwort- und Reaktionszeit in Unternehmen ist in den letzten Jahren sehr kurz geworden. Man kann schlau daherreden, dass das nicht produktiv ist, aber es einfach eine Realität. Außerdem gibt es Unternehmen, wo die parallele Nutzung von Notebooks in Besprechungen auch zur Unternehmenskultur gehört. Zu guter Letzt lassen sie uns noch festhalten, dass das komplette Verbot für unseren Herrn Müller sicher schwierig wäre, wenn die drei Nutzer aus unserem Beispiel höhergestellte Führungskräfte sind. In diesem Fall wagen nicht alle die Konfrontation.

Aber lassen sich mich noch mit einem gängigen Argument aufräumen. „Ich kann Multitasking“ ist eine häufige Antwort, wenn Menschen gebeten werden den Rechner im Meeting doch zuzuklappen. Studien besagen, dass nur äußerst wenige Menschen zu echtem Multitasking fähig sind. Nur sehr wenige können also parallel E-Mails tippen und konzentriert mitarbeiten.

Also, der oben genannte Kompromiss lässt beides zu: Nutzung von unseren digitalen Geräten und effektive Diskussion in Workshops und Besprechungen. Machen Sie es doch einfach mal unserem Herrn Müller nach und probieren es aus!

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