Reden ist Silber – Entscheiden ist Gold

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Kommt Ihnen das irgendwie bekannt vor? Es ist 10 Uhr. Teamleiter M. sitzt seit einer Stunde in einem Workshop – und sechs Stunden soll er noch dauern. Im Raum sind zahlreiche Kollegen. Kollege R. aus dem Marketing präsentiert gerade die 13te von 43 PowerPoint-Folien. Die anderen Kollegen hören kaum zu, viele beantworten auf ihren Mobiltelefonen E-Mails. Acht Agendapunkte stehen noch an. Und hinterher – da ist sich Teamleiter M. sicher – werden sowieso nur einige der Ergebnisse umgesetzt, wenn es heute überhaupt zu Ergebnissen kommt…..

Leider ist dies typischer Alltag in vielen Unternehmen. So wird wertvolle Arbeitszeit unnötig verplempert und bei allen Beteiligten entsteht Frust. Die Folge: Drängende Probleme werden nicht gelöst.

Dabei lässt sich doch leicht Abhilfe schaffen. Mit sieben einfachen Tipps können Workshops und Meetings zu mehr Erfolg, Ergebnissen und Entscheidungen geführt werden.

Tipp 1 – Genug Raum für Lösungen schaffen
Denken in Problemen schafft Probleme – denken in Lösungen schafft Lösungen. Diese alte Regel lässt sich auch auf Workshops übertragen. Dazu muss allerdings schon in der Agenda mehr Zeit zum Finden von Lösungen als zum Analysieren von Problemen eingeplant werden. Dabei sollten positive Formulierungen auftauchen: „Wie gewinnen wir unsere Kunden zurück?“ klingt besser als „Warum haben wir unsere Kunden verloren?“

Tipp 2 – Dirigent gesucht
Es braucht immer einen Dirigenten, also einen Moderator, für den Workshop. Er kümmert sich schon im Vorfeld um Ziel und Agenda und dirigiert die Teilnehmer später so, dass alle das Beste aus sich herausholen und gemeinsam am Thema arbeiten. Wichtig ist, dass zu Beginn festlegt wird, wer der verantwortliche Moderator ist. Sonst fühlen sich häufig mehrere für diese Rolle berufen – und das endet im Chaos.

Tipp 3 – In den Kopf der Teilnehmer hineinschauen
Jeder, der zu einem Workshop kommt, hat Erwartungen an diesen. Und damit ein Workshop dem Verantwortlichen nicht „um die Ohren fliegt“, sollten die Erwartungen der Teilnehmer zu Beginn abgefragt, auf Flipchart aufgeschrieben und mit der Agenda des Workshops abgeglichen werden. So fühlen sich alle Teilnehmer wahrgenommen und gehört. Wird dieser Schritt weggelassen, werden die unausgesprochenen Erwartungen das Verhalten der Teilnehmer im Workshop automatisch beeinflussen – und das führt zu unerwünschten Randdiskussionen und Ineffektivität.

Tipp 4 – Und jetzt entschieden wir!
Workshops sind dafür berühmt, dass viel geredet und wenig entschieden wird. Ausufernde Diskussionen können vom Moderator aber zu einem Ende geführt werden. Denn jedem ist klar, dass nicht alles bis zum bitteren Ende diskutiert werden kann. Eine Entscheidung mit 80 Prozent Sicherheit ist meist deutlich besser als gar keine. Und es gibt bewährte Methoden, um Entscheidungen zu strukturieren: Bilden Sie Rangreihen der möglichen Alternativen, Stimmen Sie per Handzeichen ab oder verwenden Sie die altbekannte Prio-Matrix.

Tipp 5 – Powerpoint? Besser geht es häufig ohne
Das Präsentationsprogramm aus dem Hause Microsoft ist für viele mittlerweile ein Graus. Tag für Tag werden unendliche Powerpoint-Schlachten geschlagen, bei denen man sich am Schluss fragt: Was wollte der Präsentator eigentlich sagen? Daher probieren Sie mal andere Medien aus. Eine tolle elektronische Alternative ist beispielsweise das multimediale Online-Präsentationstool Prezi. Oder präsentieren Sie im Pecha Kucha-Stil, d.h. 20 Slides in jeweils exakt 20 Sekunden. Oder verwenden Sie doch einfach mal wieder einen Stift und das gute alte Flipchart.

Tipp 6 – Ein bisschen Facebook-Feeling im Workshop
Kennen Sie das Geheimnis von Facebook? Forscher der Harvard-University haben herausgefunden, dass Menschen deshalb Facebook so toll finden, weil man etwas sagen („posten“) kann und keiner fällt einem sofort ins Wort. Oder noch besser: der häufigste Kommentar der Leute ist „Gefällt mir“. Als Moderator und Teilnehmer können Sie sich dieses Prinzip zu Nutze machen. Also am besten nicht die Aussagen anderer Teilnehmer abwerten („Das stimmt so nicht …“, „Ja, aber …). Und natürlich eine der Grundregeln überhaupt beachten: Fallen Sie niemandem ins Wort und würdigen Sie die Beiträge der anderen Teilnehmer.

Tipp 7 – Wadenbeißer gesucht
Nach dem Workshop droht das Alltags-Syndrom: „Das Tagesgeschäft lässt mir keine Zeit die Ergebnisse des Workshops umzusetzen“. Daher braucht es eine Person, die sich für die Umsetzung der Ergebnisse verantwortlich fühlt und bei den Beteiligten regelmäßig nachhakt, damit diese die besprochenen Ergebnisse auch umzusetzen. Das ist nicht immer eine angenehme Rolle – aber hinterher sind alle dankbar. Warum? Weil es endlich echte Ergebnisse aus Workshops gibt.

Klare Worte können Firmen vor dem Untergang retten